Protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel
1. Généralités
La zone de police MONTGOMERY attache une grande importance à la protection de la vie privée et traite les données à caractère personne qu'elle reçoit ou collecte avec le plus grand soin.
Le présent document décrit la manière dont la zone de police MONTGOMERY traite les données à caractère personnel qu’elle reçoit ou collecte dans le cadre de ses activités. Sa publication sur notre site internet vise à assurer le respect de l'obligation de transparence et le droit à l’information des personnes concernées tels que prévus par la législation applicable en matière de protection des données.
Par législation applicable en matière de protection des données, on entend essentiellement ici ::
- le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
- la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel ;
- Les dispositions légales régissant spécifiquement l’exercice des missions de police administrative et/ou judiciaire, énumérées au point 5.5 du présent document.
Outre ce qui est expressément précisé dans le présent document, la zone de police MONTGOMERY veille avec le plus grand soin au respect de l’ensemble des dispositions légales applicables en matière de traitement des données à caractère personnel.
2. Qui sommes-nous ?
Le présent site internet est le site de la zone de police MONTGOMERY, zone de police pluricommunale qui regroupe les communes de WOLUWE-SAINT-LAMBERT, ETTERBEEK et WOLUWE-SAINT-PIERRE. La zone de police MONTGOMERY fait partie de la police locale. Police locale et police fédérale forment ensemble la police intégrée, structurée à deux niveaux.
La gestion de ce site est assurée par le Service Communication de la zone de police MONTGOMERY.
3. Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?
Il s’agit de toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne physique est réputée identifiable lorsqu’elle peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Il s’agit par exemple du nom d’une personne, d’une adresse, d’un numéro de téléphone, d’une plaque d’immatriculation, d’une adresse IP, d’un numéro de compte bancaire, d’une adresse e-mail, …
4. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?
S’agissant des personnes physiques qui ne sont pas membres de notre personnel, nous recevons, collectons et traitons quatre types de données à caractère personnel :
- Celles recueillies au moyen de cookies fonctionnels lors de l’utilisation de notre site internet et après avoir sollicité le consentement de chaque utilisateur.
-
Celles recueillies lorsque des citoyens prennent contact avec notre zone de police que ce soit en se rendant dans une de nos Maisons de Police, en appelant un des numéros de téléphone de notre zone de police, en nous adressant un courrier ou un email, en consultant notre page Facebook ou du présent site internet et par tout moyen de communication généralement quelconque.
- Celles recueillies dans le cadre de nos contacts avec les fournisseurs et autres cocontractants de notre zone de police.
- Celles recueillies et exploitées dans le cadre de nos missions de police administrative et/ou judiciaire
5.Finalités du traitement des données à caractère personnel ?
Le traitement de données à caractère personnel effectué par la zone de police MONTGOMERY est susceptible de répondre à cinq finalités distinctes :
5.1 La gestion des ressources humaines
La gestion des données à caractère personnel appartenant aux membres de la zone de police MONTGOMERY fait l’objet d’une communication spécifique entre la zone et les membres de son personnel. Le présent document ne concerne donc pas les finalités de ce type particulier de traitement de données.
5.2 L’utilisation de cookies dans le cadre de la consultation et de l’utilisation du site internet
Le présent site internet a pour finalité essentielle la communication d’informations au citoyen. A cette fin, l’utilisation de cookies fonctionnels, après avoir recueilli le consentement de chaque utilisateur, est nécessaire en vue d’assurer le bon fonctionnement de ce site, sa sécurité et une analyse globale de son fonctionnement, le tout étant justifié par l’intérêt légitime de la zone de police MONTGOMERY, ainsi que celui de la police fédérale en sa qualité de concepteur d’une partie de l’architecture du site, à assurer des conditions optimales d’utilisation pour cet important moyen de communication avec les citoyens. [Lien vers un document concernant notre politique en matière de cookies].
5.3 La récolte des données communiquées en cas de contact par des tiers, par nos partenaires ou par les autorités dont nous dépendons;
Lorsque vous prenez contact avec la zone de police MONTGOMERY, que ce soit en vous rendant dans une de nos Maisons de Police, en appelant un des numéros de téléphone de notre zone de police, en nous adressant un courrier ou un email, au travers de notre page Facebook ou du présent site internet et par tout moyen de communication généralement quelconque, vous êtes amenés à fournir un ensemble de données à caractère personnel telles que nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, etc. Il en va de même dans le cadre des contacts que la zone de police MONTGOMERY entretient avec ses partenaires et les autorités dont elle dépend.
Notre zone de police n’utilise ces données à caractère personnel qu’aux fins de poursuivre la finalité pour laquelle vous nous les avez communiquées. Concrètement, cela signifie que si vous communiquez par exemple votre nom et votre adresse dans le cadre d’une demande de renseignements, ces données ne seront utilisées que pour répondre à cette demande et pas à d'autres fins.
5.4 La récolte des données de nos fournisseurs et autres cocontractants
La zone de police MONTGOMERY est amenée à négocier, conclure et exécuter un certain nombre de contrats pour la fourniture du matériel, la prestation des services et la réalisation des travaux qui sont nécessaires pour lui permettre de réaliser ses missions. Elle peut également être amenée à devoir conclure avec des tiers des contrats lui permettant de disposer des droits nécessaires sur les bâtiments qu’elle occupe en tout ou en partie. Etant un organisme public, notre zone de police est en outre soumise, pour la recherche et la conclusion de la plupart des contrats précités, aux dispositions de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics. Dans ce cadre, elle est amenée à solliciter des offres, à conclure des contrats sur base d’une comparaison de ces offres, le cas échéant après négociation avec les adjudicataires potentiels, et à exécuter ces contrats.
Dans le cadre de la négociation, de la conclusion et de l’exécution de ces contrats ainsi que des différentes procédures de demande et d’analyse d’offres, notre zone de police est amenée à recevoir et traiter un certain nombre de données à caractère personnel telles que nom, adresse, données financières, expérience professionnelle, agrément(s) comme entrepreneur, etc.
Notre zone de police utilise ces données à caractère personnel dans le cadre des finalités pour lesquelles ces données ont été demandées et communiquées, à savoir la réalisation de procédures de marchés publics, la conclusion de contrats, le cas échéant après négociation, et l’exécution de ces contrats.
En outre, notre zone de police conserve dans une base de données spécifique les données d’identification et de contact ainsi que certaines données relatives aux activités professionnelles des personnes ayant participé à ses procédures de marchés publics. Cette base de données spécifique a une finalité unique : permettre à notre zone de police d’identifier des personnes pouvant être invitées à participer à certaines de ses procédures de marchés publics. Les personnes souhaitant la rectification ou l’effacement de leurs données à caractère personnel contenues dans cette base de données spécifique peuvent adresser leur demande au DPO de la zone de police MONTGOMERY (voir point 12.2 ci-dessous).
Le traitement des données à caractère personnel aux fins mentionnées aux points 5.1, 5.2, 5.3 et 5.4 est régi par :
- le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données;
- La loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel.
5.5 La récolte de données en vue d’un processus policier
(c’est-à-dire dans le cadre d’une mission de police administrative et/ou judiciaire).
La zone de police MONTGOMERY peut également, toujours dans le respect des dispositions légales applicables, traiter les données à caractère personnel qu’elle reçoit ou collecte dans une finalité d’exercice de ses missions de police administrative et/ou judiciaire .
Le traitement des données à caractère personnel à des fins de police administrative et/ou judiciaire est régi par :
- la loi du 5 août 1992 sur la fonction de police;
- la loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux;
- le Code pénal;
- le Code d’instruction criminelle ;
- le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données;
- la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel, en particulier le Titre 2 de cette loi.
Point 5.6 La récolte des données en vue de recenser les animaux perdus ou trouvés
La zone de police MONTGOMERY peut également traiter les données à caractère personnel, qu’elle reçoit ou collecte, dans une finalité d’exercice autre que ses missions de police administrative et/ou judiciaire
La base légale appliquée à ce traitement est la mission d’intérêt public. Les catégories de données collectées sont les suivantes :
Concernant le propriétaire de l’animal : Données d’identification personnelles (Nom, prénom, adresse, téléphone, mail) Numéro de registre national.
Concernant l’animal : race de l’animal, n° de la puce électronique, du tatouage, photo de l’animal, caractéristiques spécifiques (collier, couleur, poids…)
Concernant la personne ayant trouvé l’animal : Données d’identification personnelles (Nom, prénom, adresse, téléphone, mail)
6. Principes de traitement et de conservation de vos données à caractère personnel
6.1 Principes de traitement
La zone de police MONTGOMERY veille également à ce que les données à caractère personnel qu’elle reçoit ou collecte soient :
- traitées de manière licite et loyale ;
- adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
- exactes et, si nécessaire, mises à jour ; toutes les mesures raisonnables sont prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder ;
6.2 Conservation
En l'absence de dispositions légales particulières, telles que celles prévues par exemple par la loi du 5 août 1992 sur la fonction de police, prévoyant un délai de conservation spécifique, la zone de police MONTGOMERY ne conservera vos données à caractère personnel que pour la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Après la réalisation de toutes ces finalités, ces données à caractère personnel sont supprimées.
Cela implique que les données traitées sont conservées pendant, à titre d’exemple, toute la durée des contrats à exécuter et, de manière générale, jusqu’à l’issue de la période de prescription légale ainsi que de tout autre délai de conservation qui serait imposé par la législation et la réglementation applicable. La durée de conservation variera donc en fonction du type de données et des législations/réglementations applicables.
A titre d’information, nous renvoyons à la circulaire ministérielle PLP40 relative aux archives de la police locale, qui fixe une série de délais de conservation.
Les messages provenant des divers formulaires de contact du site internet, sont conservés pendant 1 an dans nos archives. Vous pouvez vous opposer à cet archivage en signalant, lorsque vous nous adressez une demande, votre volonté de voir le message contenant cette demande supprimé après traitement de ladite demande.
Les données relatives à l’usage de notre site internet sont également conservées pour une durée n’excédant pas 1 an.
7. Qui a accès aux diverses catégories de données à caractère personnel ?
La zone de police MONTGOMERY veille à ce que les données à caractère personnel qu'elle reçoit ou collecte ne soient transmises qu’aux personnes chargées de traiter ces données dans le cadre des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. S’agissant des données reçues ou collectées dans le cadre de ses missions de police administrative et/ou judiciaire, elles ne sont communiquées qu’aux personnes chargées de ces missions, dans le strict respect des dispositions légales énumérées au point 5.5 et en particulier des obligations liées au respect du secret professionnel.
Chaque membre du personnel de notre zone de police est sensibilisé, dès son arrivée et aussi longtemps qu’il exerce ses fonctions dans notre zone, aux exigences de confidentialité et aux normes de sécurité qui doivent être respectées dans le cadre du traitement des données à caractère personnel. Conformément à ce qui est prévu à l’article 131 de la loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux, l’exigence de respect du secret professionnel et du devoir de discrétion continue à s’imposer à tous les membres de notre personnel même après cessation de l'exercice de leur emploi.
Les données à caractère personnel reçues ou collectées par notre zone de police pour fins mentionnées aux points 5.1, 5.2, 5.3, 5.4 et 5.6 ne sont pas transmises à ou accessibles par des personnes extérieures à notre zone de police sauf (i) dans le cadre d’une obligation légale telle que, à titre d’exemple, l’envoi de documents contenant certaines données à caractère personnel à nos autorités de tutelle ou (ii) dans le cadre de contrats conclus avec des prestataires techniques qui ont alors la qualité de sous-traitant au sens de l’article 26 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel.
Les données à caractère personnel reçues ou collectées dans le cadre de nos missions de police administrative et/ou judiciaire ne seront pas communiquées à des personnes ou organisations extérieures à notre zone de police, sauf lorsque cette communication est expressément prévue par des textes légaux tels que la loi du 5 août 1992 sur la fonction de police ou en cas de demandes explicites des autorités judiciaires, telles que prévues par le Code d’instruction criminelle.
En ce qui concerne les données à caractère personnel collectées par l’intermédiaire de notre site internet, elles pourront être transmises aux institutions et/ou personnes compétentes dans le cadre de certaines obligations légales qui incombent à notre zone de police, par exemple en cas de soupçons et/ou de détection de certains faits ou tentatives de faits punissables, si un utilisateur enfreint les conditions d'utilisation de notre site internet ou dans le but de préserver notre politique de traitement des données à caractère personnel.
Les données à caractère personnel qui sont recueillies lors de l'utilisation de notre site internet sont traitées par des membres du personnel de notre zone de police. Pour des raisons techniques, ces données sont également accessibles à l’hébergeur de notre site et de la base de données afférente. Certaines données peuvent également être collectées par des prestataires techniques externes. Tant l’hébergeur que les prestataires techniques précités ont alors la qualité de sous-traitant au sens de l’article 26 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel.
8. Liens vers des sites web exploités par des tiers
Lorsque vous cliquez sur un lien vers un autre site internet, nous attirons votre attention sur le fait que vous arriverez sur un site internet pour lequel la zone de police MONTGOMERY n’est pas responsable du traitement.
9. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
9.1 Droits des personnes concernées
Les personnes concernées, c’est-à-dire les personnes dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement effectué par la zone de police MONTGOMERY, disposent de plusieurs droits :
- Le droit à l’information : notre zone de police est tenue de fournir aux personnes concernées les informations sur le traitement de leurs données à caractère personnel prévues par l’article 37 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel . C’est l’objectif du présent document.
- Le droit d’accès : la personne concernée a le droit d’accéder aux données à caractère personnel la concernant que notre zone de police a reçues ou collectées.
- Le droit à la rectification : la personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification et éventuellement la complétion, des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes.
- le droit à l'effacement : le responsable du traitement efface dans les meilleurs délais les données à caractère personnel, notamment lorsque le traitement constitue une violation des dispositions adoptées en vertu des articles 28, 29, 33 ou 34 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel ou lorsque les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale à laquelle est soumis le responsable du traitement.
- le droit à la limitation du traitement : au lieu de procéder à l’effacement, le responsable du traitement peut limiter le traitement lorsque (i) l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée et qu'il ne peut être déterminé si les données sont exactes ou non ou lorsque (ii) les données à caractère personnel doivent être conservées à des fins probatoires.
Les droits des personnes concernées varient en fonction des finalités du traitement de données à caractère personnel effectué par notre zone de police :
- si le traitement relève des finalités décrites aux points 5.1, 5.2, 5.3 et 5.4 du présent document, les droits des personnes concernées, tels que décrits ci-avant, peuvent être exercés de la même manière que les droits équivalents dont ces personnes concernées disposent dans le cadre de leurs relations avec tout autre service public ;
- si le traitement relève d’une finalité d’exercice des missions de police administrative et/ou judiciaire de notre zone de police, l’exercice de ces droits peut être limité entièrement ou partiellement par la loi, le décret ou l’ordonnance dès lors et aussi longtemps qu'une telle limitation partielle ou totale constitue une mesure nécessaire et proportionnée dans une société démocratique, en tenant dûment compte des droits fondamentaux et des intérêts légitimes de la personne physique concernée, pour :
1° éviter de gêner des enquêtes, des recherches, des procédures pénales ou autres procédures réglementées;
2° éviter de nuire à la prévention ou à la détection d'infractions pénales, aux enquêtes ou aux poursuites en la matière ou à l'exécution de sanctions pénales;
3° protéger la sécurité publique;
4° protéger la sécurité nationale;
5° protéger les droits et libertés d'autrui.
Si le traitement relève de la finalité 5.6 du présent document, les droits des personnes concernées, tels que décrits ci-avant, peuvent être exercés. A ces derniers s’ajoutent le droit suivant :
Le droit d’opposition : La personne concernée a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant. Au plus tard au moment de la première communication avec la personne concernée, le droit visé est explicitement porté à l'attention de la personne concernée et est présenté clairement et séparément de toute autre information.
9.2 Demande d’exercice des droits des personnes concernées
La demande tendant à l’exercice des droits visés au point 9.1 doit également être adressée à des interlocuteurs différents en fonction des finalités du traitement de données à caractère personnel visées par la demande :
- si le traitement relève des finalités décrites aux points 5.1, 5.2, 5.3, 5.4 et 5.6 du présent document, la demande pourra être adressée au DPO de notre zone de police (voir point 12.2 ci-dessous)
- si le traitement relève d’une finalité d’exercice des missions de police administrative et/ou judiciaire de notre zone de police , la demande devra être adressée à l’Organe de contrôle de l’information policière.
Cette demande sera donc envoyée à l’adresse suivante :
Organe de contrôle de l'information policière
+32 (0)2 549 94 20
Rue de Louvain 48 1000 Bruxelles
E-mail : info@organedecontrole.be
Contact via le site mail : https://www.organedecontrole.be/contact
10. Voies de recours
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation de la législation en matière de protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Organe de contrôle de l’information policière ou former un recours juridictionnel.
11. Sécurisation des données
La zone de police MONTGOMERY traite les données à caractère personnel qu'elle reçoit ou collecte de façon à garantir la sécurité des données à caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle, à l'aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.
12. Responsable du traitement et DPO
12.1 Responsable du traitement
Pour les traitements effectués par la zone de police MONTGOMERY, le responsable du traitement est notre Chef de Corps :
Premier Commissaire Divisionnaire Michaël JONNIAUX
+32 (0)2 788 90 02
Avenue de Tervueren, 142-144 à 1150 Woluwe-Saint-Pierre
E-mail : zpz.montgomery.management@police.belgium.eu
12.2 DPO (Data Protection Officer/Délégué à la protection des données)
Vos remarques et réclamations relatives aux traitements de vos données à caractère personnel effectués dans le cadre des finalités décrites aux points 5.1, 5.2, 5.3 et 5.4 du présent document peuvent être adressées au DPO de notre zone de police :
Conseiller Etienne VIATOUR
+32 (0)2 788 90 61
Avenue de Tervueren, 142-144 à 1150 Woluwe-Saint-Pierre
E-mail : zpz.montgomery.dpo@police.belgium.eu
13. Mise à jour de notre politique concernant la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel
Le présent document est susceptible de faire l’objet de mises à jour. C’est pourquoi il vous est recommandé de le consulter périodiquement afin d’être informé de ses modifications éventuelles.